Lehtikuva/Jarmo Stenmark

Tutkija Minna Toivanen neuvoo: ”Pidä päivän työt järjestyksessä”.

Työtehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on hyvä työkalu, kun pitää hallita työpäivänsä rytmiä. Asioita voi priorisoida esimerkiksi tehtävien kiireellisyyden, tärkeyden tai kiinnostavuuden perusteella.

– Asia, johon varaa aikaa, todennäköisesti etenee. Työtehtävien priorisoinnilla on vaikutusta, sanoo Työterveyslaitoksen tutkija Minna Toivanen Työpiste -verkkolehdessä.

Toivasen vetämässä Aikajärjestys asiantuntijatyössä – tutkimushankkeessa toteutetussa kyselyssä yli 90 prosenttia asiantuntijoista priorisoi työtehtäviään. Yhtä moni arvioi, että menetelmä auttaa heitä ajanhallinnassa.

Nelikenttä helpottaa

Monissa yrityksissä asiakkaan pyynnöt ajavat tärkeysjärjestyksessä kaiken muun ohi.

– Asiakkaan aika tulee ensimmäisenä, lähtee viimeisenä ja määrää eniten. Asiakastapaamiset valetaan sementtiin, yksi tutkimuksen kyselyyn vastanneista asiantuntijoista kertoo.

ILMOITUS

Yksi tapa on jakaa tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan.

– Ensimmäisenä ovat kiireelliset ja tärkeät tehtävät, toisena kiireelliset, mutta ei niin tärkeät ja kolmantena ei kiireelliset, mutta tärkeät tehtävät. Neljäntenä listalla ovat ei kiireelliset ja ei niin kovin tärkeät tehtävät.

Minna Toivanen pitää nelikentän etuna sitä, että se ohjaa pohtimaan asioiden tärkeyttä.

– Kiireellisiä hommia pidetään helposti tärkeimpinä. Vaarana on, että tärkeät, mutta aikatauluttomat työt jäävät listan hännille, Toivanen kertoo.

Älä anna kiireen viedä

Joskus tehtävän kiireellisyys kannattaa Toivasen mielestä kyseenalaistaa. Vaikka joku pyytää vastausta huomiseksi, se ei automaattisesti tee pyynnöstä tärkeää.

Kiireen ja asetetun määräajan ei Toivasen mukaan tarvitse antaa viedä. Kannattaa miettiä, kuuluuko asia itselle, onko se työpaikan näkökulmasta keskeinen ja onko se välttämätön.

– Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan, Toivanen sanoo.

Osa asiantuntijoista pitää priorisointia helppona. Heille on selvää, mikä on oleellista ja mitkä asiat ainakin pitää hoitaa.

Toisille priorisointi tuottaa vaikeuksia. Moni kysyy, mistä kieltäytyisin tai mitä jättäisin tekemättä.

– Monet sortuvat siihen, että yrittävät tehdä kaiken. Se voi tarkoittaa samalla työpäivien venyttämistä tai tinkimistä omasta hyvinvoinnista, Toivanen toteaa.